こんにちは、洋平です。
自宅を事務所として行政書士開業を考えているケースも多いと思いますが、
ちゃんと条件の揃った物件でないと行政書士の事務所として使用できません。
今回は行政書士事務所として使用する物件に求められる条件や
自宅開業のメリットデメリットなどについて詳しく見ていきましょう。
行政書士事務所に求められる条件
行政書士事務所として使用する物件に求められる条件としてまず挙げられるのが
「使用権原が適正であること」です。
簡単に言うと、
物件の持ち主が行政書士事務所として使用することを認めているかということです。
自宅開業の場合でも、
自宅物件の登記上の持ち主の許可がないと行政書士事務所として使用できません。
自宅が一戸建てで行政書士として開業する人の名義であれば、
登記簿などでそれを証明することで使用権原が適正であると認められます。
持ち家一戸建てでも配偶者や親など行政書士として開業する人以外の名義だと、
物件の名義人の承諾を得る必要があります。
一戸建てで賃貸の場合は、当然物件の貸主であるオーナーに物件を
行政書士事務所として使用する許可を得ないといけません。
一戸建ての場合は比較的単純で物件の持ち主に許可を得れば良いだけですが、
マンションなどの集合住宅の場合はそうはいかないのです。
マンションなど集合住宅の一室を行政書士事務所として使用したい場合、
分譲で部屋の名義が自分自身でも管理組合の許可が必要となります。
賃貸の場合も同様で、
貸主であるオーナーの許可と集合住宅の管理組合の許可を取らないといけません。
マンションなど集合住宅は「住居」として使用することを目的としており、
住居以外の目的で使用することが禁止されているケースが多いのです。
規約などでしっかりと禁止されていることもあれば、
慣例として禁止となっていることもあります。
分譲だからと管理組合の許可無しで事務所を開設すると、
規約違反で退去を求められることになるかもしれません。
退去までいかなくても、他の住人からの苦情で事務所としての使用を止めざるを
えなくなることが考えられます。
集合住宅の一室を行政書士事務所として使用する場合には、
まず利用規約を読み返して住居以外での使用が禁止されていないかを確認しましょう。
禁止されていないことを確認した上で管理組合に諮って、
行政書士事務所として使用する許可を得てください。
秘密が保持できる環境であること
行政書士事務所として使用する物件に求められる条件としてもう1つ
「秘密が保持できる環境であること」が挙げられます。
行政書士の業務では顧客の個人情報などを取り扱うので、
行政書士には守秘義務が課されています。
自宅開業で一番ネックになるのが、この秘密を保持できる環境であるかどうかなのです。
自宅を行政書士事務所として使用する場合には、
「居住スペース」と「事務所スペース」が完全に分離していないといけません。
事務所スペースへ行くのにリビングを通るとか、家族が部屋を移動するのに
事務所スペースを横切るなどといったことは基本的にはダメです。
居住スペースと事務所スペースが分離させて、顧客が訪ねてきた時に
同居家族と顔を合わせずに事務所スペースに行けるようにしておくのです。
行政書士不在時に家族が事務所スペースに入れないように、
部屋のドアには外からカギがかけられるようにしておいた方が良いですね。
顧客の個人情報などが記載されている重要書類を保管するための金庫や
鍵付きキャビネットも必要です。
部屋をパーティションで区切った程度では分離しているとは言えないので、
ワンルームマンションの部屋は行政書士事務所としては使えません。
業務を行うのに必要な備品が揃っているか
先の2つに比べるとそれほど重要ではありませんが、
業務に必要な備品が揃っているかも行政書士事務所の条件となります。
備品については必要に応じて揃えれば問題無いので、
最初は本当に必要最小限の備品が揃っていればOKです。
行政書士事務所に必要な備品としては
・事務机と椅子
・応接セット
・電話
・パソコン
・プリンター
・書類保管用の鍵付きキャビネット
・金庫
・収納棚
・本棚
などが挙げられます。
「金庫」「収納棚」「本棚」は開業時点で無くても問題無いですが、
それ以外のものはできれば開業時には揃えておいた方が良いですよ。
もう1つ忘れてはいけない備品が「表札」で、行政書士事務所には
行政書士事務所であることが分かる表札を掲げることが法律で決まっています。
開業前に表札を掲げることはできませんが、
開業したらすぐに表札を掲げられるように用意はしておきましょう。
見栄えを気にしないのであれば、ラベルライターで作ったラベルをドアやポストに
貼っておくだけでOKです。
住居以外禁止の規約があっても事務所利用が認められる可能性はある
集合住宅の規約で住居以外での使用が禁止されていても、
行政書士事務所としての使用許可が得られる可能性は僅かながらあります。
規約や慣例で住居以外での使用を禁止しているのは、
住人以外の第三者が集合住宅の敷地内に簡単に出入りできないようにするためです。
行政書士にとっては顧客でも他の住人にとっては怪しい第三者でしかありませんから、
集合住宅の一室を行政書士事務所とすることを嫌がられるわけです。
大きな行政書士事務所ともなると顧客がひっきりなしに出入りすることもありますが、
開業したての行政書士事務所ではそんなことはありえません。
行政書士の多くは顧客の元に足を運んで相談や業務を受けており、
特に開業したての頃は事務所に顧客が訪ねてくることはほとんど無いのです。
行政書士の方が顧客を訪ねるのが基本で事務所に顧客が訪ねてくることは
ほとんど無い、ということを理解してもらえれば使用許可が得られる可能性があります。
もちろん「規約で決まっている以上はダメ」と言われる可能性の方が高いですが、
一応管理組合に掛け合ってみる価値はあると思いますよ。
行政書士登録時に事務所調査が行われる
行政書士として登録する際に、
都道府県の行政書士会が事務所となる物件の調査を行います。
行政書士事務所に求められる条件が揃っているかを確認する調査で、
条件が揃った物件でなければ行政書士として登録することも認められません。
日本行政書士会連合会に登録しますが、
登録申請は都道府県の行政書士会を通して行うことになります。
行政書士会を通して申請するため、事務所調査で不適格と判断されると
申請させてもらえないので行政書士登録すらできないのです。
備品が多少揃っていないぐらいは見逃してもらえるかもしれませんが、
使用権原や守秘義務に関してはしっかり調査されるので対応しておきましょう。
行政書士が自宅開業するメリット
行政書士が自宅開業するのにはいくつかメリットがあり、
一番大きなメリットと言えるのが「事務所のコストがかからないこと」です。
自宅とは別に事務所を開設するとなると物件を購入するか借りるしかありません。
購入するにしても借りるにしてもお金がかかりますし、電気や水道などの光熱費、
ネット回線の料金なども別途払うことになります。
自宅だと事務所開設に別途コストはかかりませんし、
光熱費やネット料金なども自宅の使用分に合算されるので安く済みます。
自宅が仕事場になりますから通勤する必要が無く、
電車代やガソリン代など通勤にかかる交通費も節約できるのです。
経費が嵩んで廃業に追い込まれるケースもあるので、行政書士としての仕事が
軌道に乗るまではできるだけ余計なお金は使いたくありません。
自宅開業は事務所にかける経費を大幅に減らすことができ、
特に金銭的余裕の無い新人行政書士にとっては大きなメリットとなりますよ。
事務所使用分を経費として計上できる
家賃や光熱費などの一部を「事務所使用分」として経費に計上できるメリットもあります。
自宅全体の面積に対する事務所スペースが占める割合で案分できますから、
事務所使用分をきっちり計算しておかなくても大丈夫です。
例えば事務所スペースとして使っている部屋が自宅の総面積の5分の1なら、
毎月の家賃や光熱費などの5分の1が経費と認められるのです。
自宅とは別に事務所を構える場合も事務所使用分は経費となりますから、
メリットと言うよりも自宅開業でも損しない部分と言っても良いかもしれませんね。
必要に応じて仕事ができる
自宅開業することで、必要に応じていつでも仕事に取り掛かれます。
自宅とは別に事務所を構えていると、時間帯などその時の状況によっては
すぐに事務所に行って仕事に取り掛かることができないケースもあります。
自宅開業だと部屋を移動するだけですから、ちょっとした空き時間など
必要に応じていつでも仕事に取り掛かれるのは大きなメリットです。
郵便物の受け取りや留守番電話やFAXの確認のためだけに事務所に行く必要も
ありませんから時間を有効に使えます。
外に働きに出る場合に比べて仕事とプライベートを両立させやすく、
仕事が原因で家事や育児が疎かになる心配もありません。
行政書士が自宅開業するデメリット
行政書士が自宅開業するデメリットとして第一に挙げられるのが
「自宅住所を公開しなければならないこと」です。
行政書士として登録すると、日本行政書士会連合会のホームページに登録番号や
氏名などとともに事務所所在地が掲載されます。
自宅開業だと事務所所在地＝自宅住所ですから、
日本全国どころか世界に向けて自宅住所を公開することになってしまうのです。
行政書士は業務上で誰かに恨まれることはあまりありませんが、
気付かない内に恨まれるようなことをしないとも限りません。
自宅住所を公開していることで、嫌がらせなど何らかのトラブルに自分はもちろん
家族も巻き込まれてしまう恐れがあります。
同業者や顧客のイメージが良くない
自宅を事務所にしていると、
同業者や顧客に良くないイメージを持たれる恐れもあります。
同業者なら事情を察してくれるでしょうが、
顧客には「事務所も構えられないほど儲かっていないのか」と思われてしまいます。
儲かっていない＝仕事ができないと判断されて、
「やっぱり他の行政書士に頼もう」となってしまうことも十分に考えられるのです。
自宅開業の行政書士は顧客の元に足を運ぶのが基本なので、
自宅兼事務所に顧客を招くケースは少ないです。
ただ日本行政書士会連合会のホームページに公開している住所を元に訪ねてくる
顧客が居ないとも限らず、マイナスイメージを持たれる恐れがあります。
仕事とプライベートの区別が付きにくい
行政書士の自宅開業に限らず在宅勤務全体のデメリットとして
「仕事とプライベートの区別が付きにくい」ことが挙げられます。
自宅と事務所が別だとスーツなど仕事着に着替えたり、
通勤することがスイッチとなって頭も体も仕事モードに切り替わります。
在宅勤務だと、特に行政書士のように書類作成が主な仕事となると、
部屋着やパジャマのままでも仕事ができてしまうのです。
居住スペースと事務所スペースが区切られてはいるものの同じ建物内で、
さらに着替えも不要となるとなかなか仕事モードのスイッチが入りにくいです。
スイッチが切り替わらないまま仕事を行いミスをしては意味がありません。
上着を1枚羽織る、水を1杯飲むなど自宅開業の場合は自分なりの仕事モードへの
切り替えスイッチを決めておくと良いですよ。
住宅ローン控除を受けている場合は事務所使用分を経費計上しにくい
自宅開業でも家賃や光熱費の一部を事務所使用分として計上できますが、
住宅ローン控除を受けている場合は経費計上しにくくなります。
住宅ローン控除は住居として使用している物件に対して適用されるもので、
事務所スペースは住宅ローン控除の対象外です。
控除の対象外である事務所スペースの使用分を経費として計上すると、
控除額が減ってしまいます。
個別の事情によって対応が変わることもあるので、住宅ローン控除を受けている場合は
事前に税理士や税務署で事務所使用分経費計上の可否を相談しましょう。
レンタルオフィスやバーチャルオフィスは事務所として使える？
自宅開業できない場合には別途物件を借りることになりますが、レンタルオフィスや
バーチャルオフィスを行政書士事務所として使えるのでしょうか？
結論としては、レンタルオフィスは条件次第でOK、
バーチャルオフィスは基本的にNGとなります。
鍵付き個室のレンタルオフィスで、受付に表札が掲示できて、
郵便物が他の利用者と混ざらないようになっていればOKです。
ただし個室ではなく他の利用者と大きなスペースを共有するコワーキングスペースは
行政書士事務所としては不適格と判断されます。
バーチャルオフィスは住所を借りるだけなので、
事務所としての実態が無いので基本的にはNGです。
バーチャルオフィスで住所を借りて、
実際に業務を行うのは自宅として申請すれば認められる可能性はあります。
都道府県の行政書士会ごとに対応が違うので、どうしてもバーチャルオフィスを
利用したい場合は事前に行政書士会に相談してください。
まとめ
行政書士の自宅開業について条件やメリットデメリットを紹介しました。
家賃や光熱費など余計なコストをかけずに開業できるメリットは大きいですが、
自宅住所を公開する、信用を得にくいというデメリットも小さくありません。
金銭的余裕の無い内は自宅を事務所として使い、仕事が軌道に乗って
金銭的余裕が出てきたら別途事務所物件を借りるのが現実的なやり方ですね。